Archiwizacja dokumentacji medycznej przez profesjonalistów

Fachowa archiwizacja dokumentacji medycznej

Dokumentacja medyczna rośnie szybciej niż metraż placówki medycznej. Do tego dochodzą wymagania dotyczące bezpieczeństwa, kontroli dostępu i możliwości szybkiego odtworzenia historii leczenia. W pewnym momencie archiwizacja dokumentacji medycznej zaczyna zjadać duże zasoby. Potrzebuje bowiem pomieszczeń, zabezpieczeń, procedur, osób odpowiedzialnych, a także czasu na wyszukiwanie teczek i obsługę wniosków o udostępnienie. Outsourcing archiwizacji bywa wtedy sposobem na uporządkowanie procesu i przeniesienie ciężaru organizacyjnego na wyspecjalizowanego partnera. Wszystko to bez rezygnacji z kontroli nad dokumentacją.

Na czym polega outsourcing archiwizacji?

W praktyce zewnętrzna firma może przejąć składowanie papierowej dokumentacji w profesjonalnym magazynie, prowadzenie ewidencji i obsługę wydań. Archiwizacja dokumentów, jeśli placówka tego chce, obejmuje również digitalizację, czyli skanowanie i przygotowanie odwzorowań cyfrowych. Coraz częściej wchodzi w to również bezpieczny transport między placówką, a magazynem oraz usługa brakowania i niszczenia dokumentów po upływie okresów przechowywania. Oczywiście w sposób, który uniemożliwia identyfikację pacjenta. Medycyna, to bowiem w całości dane wrażliwe.

Odpowiedzialność za dokumentację przechowywaną przez podwykonawcę

Przechowywanie dokumentów przez firmę zewnętrzną nie zwalnia podmiotu leczniczego z odpowiedzialności za dokumentację i dane pacjentów. Ustawa nakłada na podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych obowiązek prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji oraz zapewnienia ochrony danych zawartych w tej dokumentacji. Zewnętrzny archiwista jest w tym modelu wykonawcą usługi. Jednak to placówka nadal trzyma ster w zakresie zasad dostępu, terminów, podstaw udostępniania i rozliczalności.

Okresy przechowywania jako fundament każdej umowy archiwizacyjnej

Outsourcing ma sens tylko wtedy, gdy archiwum jest prowadzone zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów. Zasadą jest 20 lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, ale są wyjątki. Między innymi 30 lat w określonych przypadkach zgonu pacjenta, 30 lat dla dokumentacji związanej z monitorowaniem losów krwi i jej składników, 10 lat dla zdjęć RTG przechowywanych poza dokumentacją pacjenta oraz odrębne terminy dla skierowań i dokumentacji dzieci do ukończenia 2. roku życia. Dobre usługi archiwizacyjne, to nie kartony pełne papierów. To też wydatne wsparcie w prowadzeniu ewidencji tak, aby placówka wiedziała, co i kiedy przechodzi w tryb brakowania oraz co musi być nadal dostępne.

Bezpieczeństwo dokumentacji to nie slogan – to konkretne wymagania

W ochronie zdrowia bezpieczeństwo dokumentacji nie kończy się na zamku w drzwiach. W przepisach dotyczących sposobu przetwarzania dokumentacji medycznej wskazuje się, że dokumentację uznaje się za zabezpieczoną, gdy spełnione są warunki dotyczące dostępności wyłącznie dla osób uprawnionych oraz stosowania uznanych metod i środków ochrony. Zabezpieczenie wymaga m.in. szacowania ryzyka, udokumentowanych procedur, adekwatnych środków bezpieczeństwa, aktualizacji oprogramowania i kontroli skuteczności zabezpieczeń. To ważne także przy papierze, bo nawet archiwizacja dokumentów papierowych działa na systemach ewidencyjnych, protokołach wydań i rejestrach dostępu. Tu wszystko musi się spinać organizacyjnie.